Эпистолярный жанр в сети

Еще два года назад количество электронных писем, получаемых деловыми людьми, превысило количество личных встреч и контактов по телефону. Общаться в виртуальной переговорной легко. Однако чтобы не прослыть невеждой и эффективно использовать гигантские возможности e-mail, надо соблюдать несколько несложных правил

Вам пришло письмо…
…И компьютер издал мелодичный звук «динь-динь». Лучше отключить звуковое оповещение о поступлении почты. Эти звуки, как и телефонные трели, не только нервируют ваших коллег, но и подсознательно вызывают чувство тревоги у самого адресата. Вы все равно не пропустите новую почту: об этом сообщит почтовый конвертик, всплывающий в углу экрана компьютера.

Используйте фильтры.
В почтовых программах всегда предусмотрена функция сортировки почты по разным параметрам – по адресу отправителя, теме, тексту, наличию и размеру вложений. Заведите в почтовике разные папки, например, «От начальника», «Личное», «Новостные рассылки», и вы всегда будете знать, на что стоит обратить внимание в первую очередь, а с чем можно и повременить. Удобной альтернативой папкам является автоматическая окраска сообщений в разные цвета. Ярко-красное сообщение руководителя трудно не заметить, но, правда, только если ваш дневной почтовый трафик не превышает сотню сообщений.

Не спешите отвечать, особенно на деловые письма.
Неписаная традиция дает вам сутки на ответ, чего вполне достаточно, чтобы хорошенько обдумать свою реакцию. Кроме того, немедленно отвечая на поступающие письма, вы отвлекаетесь от текущих дел. Поэтому для работы с почтой лучше всего выделить в трудовом расписании фиксированное время. Если же вы затягиваете с ответом больше чем на 24 часа, не поленитесь оповестить об этом отправителя письма с извинениями.

Издержки общения в Интернете – спам, несанкционированные рекламные предложения, которые время от времени сыплются на экран как из мешка. Такие нежданные письма лучше даже не открывать. Излюбленный прием спамеров – обращаться к адресату по имени и снабжать письмо припиской: «Если вы не хотите дальше получать наши сообщения, сообщите об этом…» Любой ваш ответ будет всего лишь подтверждением наличия электронного адреса, и поток рекламы только усилится.

Используйте «правило трех»: если вы за короткий период обменялись с контрагентом тремя сообщениями, то, наверное, лучше все-таки позвонить по телефону.

Используйте несколько почтовых ящиков. Неудобно и некорректно получать частную корреспонденцию на корпоративный почтовый ящик, а публикация его адреса на форумах или чатах, которые вы, возможно, посещаете, делает почтовый сервер компании легкой добычей спамеров. Правильнее всего завести несколько адресов на публичных бесплатных почтовых сервисах: Hotbox.ru, Mail.ru, Yandex.ru. Благо такие почтовые ящики сегодня имеют достаточный размер (до 20 мегабайт) и работают вполне надежно, дополнительно предоставляя проверку писем на вирусы и защиту от спама.

Удобно завести отдельные ящики и для новостных рассылок, для общения на виртуальных форумах, для переписки с друзьями. В случае необходимости такой ящик легко закрыть или просто забыть про него.

И последнее. Читайте или хотя бы просматривайте свою электронную почту не менее раза в день, а лучше – два-три раза (кстати, многие компании вменяют это в должностные обязанности сотрудников). В противном случае уже через несколько дней вас будет ждать несколько сотен сообщений, разобраться в которых окажется решительно невозможно. О том, что ваш корпоративный ящик может попросту переполниться и отказаться принять важное сообщение от партнера или клиента, даже и говорить не хочется.

Вы пишете письмо…
…Но прежде необходимо правильно оформить свой почтовый адрес. Во многих организациях установлены корпоративные требования к его шаблону – это, как правило, первая буква имени и полная фамилия. С точки зрения информативности такой подход оправдан – по адресу можно точно установить имя человека и название компании. Но с точки зрения функциональности это не всегда удобно. Если имя человека простое (Иван Петров), то проблем не возникает: адрес ipetrov@firma.ru или ivan.petrov@firma.ru легко продиктовать по телефону, запомнить или набрать с визитки. Но попробуйте проделать то же самое с адресом, начинающимся на chernomyrdin… Проблема решается просто: достаточно попросить системного администратора на тот же почтовый ящик зарегистрировать еще один, упрощенный адрес, состоящий, например, только из инициалов или имени его владельца. И вы сможете пользоваться двумя адресами как синонимами.

Свои хитрости есть и для того, чтобы завести адрес на бесплатном почтовом сервере. Имена типа vova@mail.ru или popov@yandex.ru давно заняты. Поэтому, чтобы не выдумывать нечто трудночитаемое, можно к имени или фамилии добавлять какую-то цифровую комбинацию: popov2003@yandex.ru.

Следующий этап – настройка почтовой программы.
Установка коммуникационных реквизитов – отдельная тема, говорить об этом не будем. А с точки зрения сетевого этикета обязательно надо заложить в компьютер некоторую необходимую информацию: ваше имя, которое появится в поле «От»/«Отправитель»/From, адрес для ответа, если вы хотите, чтобы он пришел на другой ящик, а также персональную подпись.

На подписи стоит остановиться отдельно, поскольку для деловой переписки это необходимый атрибут.
Почтовая программа может вставлять вашу подпись со всеми регалиями и реквизитами автоматически. Стандартная подпись занимает 3-5 строк, и при длительной переписке лучше использовать ее только один раз, установив параметр «Не применять при ответе и пересылке», а в дальнейшем пользоваться инициалами.

Обязательно указывайте тему своего письма.
Это позволит получателю быстрее сориентироваться в корреспонденции. Но будьте осторожны – некоторые пользователи используют спам-фильтры, которые болезненно реагируют на некоторые слова (например, «бесплатно», «заработай» и т. п.) или на отсутствие темы и могут удалить ваше письмо, сочтя его рекламой. Те же фильтры просматривают и поле «Кому»: если оно пустое (это может быть в тех случаях, когда вы рассылаете сообщение нескольким адресатам, используя функцию «скрытой копии»), то письмо тоже может быть удалено.

И, конечно, перед нажатием кнопки «Отправить» убедитесь, что в поле «Кому» стоит правильный адресат. Ошибки, особенно если используется метод добавления получателя из адресной книги, случаются постоянно. И если порой это забавно, то нередко из-за нелепой ошибки срываются многомиллионные контракты, рушатся семьи и судьбы.

Но, конечно, все эти технические тонкости менее значимы, чем содержание письма. В принципе, здесь действуют те же нормы, что и при обычной переписке, главные из которых – уважительное обращение к адресату и корректность.

Особое внимание стоит обратить на размер сообщения и не забывать, что многие пользуются Интернетом не по высокоскоростным выделенным линиям, а по медленному и дорогому модему. Текстовые письма или сообщения с вложением текстовых документов, как правило, невелики. Но стоит появиться картинкам или мультимедиа-файлам, как размер письма драматически увеличивается. Многие фирмы любят вставлять в письма или в документы свои логотипы. Не несущие никакой смысловой нагрузки, эти украшательства утяжеляют письмо в десятки раз, что затрудняет его получение.

Поэтому, если планируемый объем письма превышает 200 Кб, перед его отправкой лучше заручиться согласием получателя. Этот объем в большинстве случаев превышают любые презентации, многостраничные проекты и таблицы, медиа-файлы, иллюстрации... Критическим объемом считается 3 Мб: такое письмо может быть не пропущено ни на отправку, ни на прием почтовыми серверами.

Не используйте в письме текст, написанный ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ.
Доходчивее оно от этого не станет, а в Интернете такой формат воспринимается как крик.

Будьте грамотны.
Это не так сложно, как кажется, – достаточно включить функцию автоматической проверки орфографии. Несколько лишних секунд перед отправкой письма спасут вас от многих неприятностей, ведь ошибки и опечатки вредят не только имиджу человека, но и репутации его фирмы.

И, наконец, об эмоциональном оформлении письма. Интернет привнес в эпистолярный жанр совершенно новый прием – смайлики, или стилизованные изображения эмоций. Эти значки-«мордочки» сделают ваше письмо более неформальным и дружеским. Таких символов придумано несколько сотен, но в повседневной жизни достаточно знать, помнить и использовать всего несколько:

:) – улыбка, радость;

:))) – смех;

;) – ирония, усмешка;

:( – грусть, обида.

Но, правда, используя смайлики, надо быть уверенным, что ваш адресат поймет их правильно.

В электронной почте и почтовых клиентах есть масса других тонкостей, хитростей и функций. Будучи второстепенными, они используются гораздо реже описанных требований и правил. Однако в любом случае должна действовать одна главная установка: перед отправкой электронного письма перечитайте его и подумайте, как бы вы прореагировали, получив такое сообщение. И не забывайте, что любое письмо, отправленное с корпоративного адреса, может быть расценено как официальное заявление компании. На Западе это уже внедряется в юридическую практику, как и в отношении сообщений, отправленных при помощи интернет-пейджеров.